リモートワークで生産性を上げるコツとは？鍵は「共有」と「時間管理」

リモートワークは、「コミュニケーションと気持ちの切り替えが難しい」と多くの人が感じています。

・1位：同僚（上司や部下を含む）とのコミュニケーションに支障がある（48.0％）

・2位：ずっと自宅にいると、心身を仕事モードに切り替えにくい（36.3％）

引用：日経BP総合研究所「テレワークの阻害要因」

この問題を解決し、リモートワークの生産性向上につながる「共有」と「時間管理」をご紹介します。

 

情報とスケジュールを共有しよう

仕事は個人で完結するものばかりではありません。「自身の作業を終え、次の人へバトンをつなぐ」仕事はこの繰り返しです。

そのため、作業進捗や完了報告などをできるだけリアルタイムで情報共有しましょう。

お互いがどこまで進めたかをチーム内で共有すれば、作業の二度手間や重複を防げます。

また、オフィスのようにお互いの作業風景が見えない分、チームでスケジュールを見える化し、メンバー間の連携を取りやすくする工夫が必要です。

このように、情報とスケジュールの「共有」はメンバーの信頼関係を強くし、仕事が円滑に進められますよ。

 

時間管理｜作業と休憩を1セットで考えよう

リモートワークで、仕事モードへ切り替えられず集中できないと悩む人も多いでしょう。

そのような悩みには「時間管理」がとても有効です。

いつまでもダラダラと作業せず、細かい区切りを設けることをおすすめします。

時間管理術の一つに、ポモドーロ・テクニックがあります。作業と休憩を繰り返すテクニックです。

具体的には以下のとおりです。

①　25分の作業

②　5分の休憩

③　①②を4セット行い、30分の休憩を取る

④　①〜③を繰り返す

（引用元：ライフハック大全―人生と仕事を変える小さな習慣250）

このテクニックに限らず『今から仕事だ』という合図を脳に送れば簡単に切り替えられます。

 

業務環境の改善でリモートワークが捗る！2つのポイント

業務環境を見直せば、リモートワークが捗ります。意識すべきポイントは2つです。

 

1.クラウドサービスを導入する

リモートワークが捗らない理由として、オフィスと同等の業務環境を実現できず、「社内システムにアクセスできない」「紙ベースだから作業できない」というものが多いです。

そこで、クラウドサービス導入が役立ちます。

「電子契約」はペーパーレス化や押印廃止、「勤怠管理」は労務管理、「ファイル共有サービス」はデータ共有や進捗管理、というように目的に応じて導入可能です。

情報通信白書によると、クラウドサービスの効果を実感した企業の割合が85.5％、と導入企業のほとんどが効果を実感していることがわかりました。

クラウドサービスを導入すれば、自宅にいながらオフィスと同じように作業でき生産性向上につながります。

 

2.業務を「見える化」する

リモートワーク中に仕事が進まない理由として「仕事の属人化」が挙げられます。

この課題を解決するのが「業務の見える化」です。誰でも対応できれば、担当者不在でも取引先や関係部署を待たせず仕事を円滑に進められます。

具体的な見える化は以下のとおりです。

・作業のマニュアル化

・業務プロセスの透明化

・作業結果の明確化

特定メンバーだけが対応できる業務を減らし、誰もが作業できるよう「業務の見える化」を推進しましょう。

 

リモートワークで大活躍のオススメグッズ2選

より充実したリモートワークのために、オススメグッズを2つご紹介します。

 

1.高性能チェア

まずは高性能チェアです。リモートワーク中の身体的疲労には椅子が大きく関わっています。

・1位：自宅の椅子が長時間働くのに適していないから（39.5％）

・2位：家でずっと座りっぱなしだから（37.2％）

（引用元：明成商会「テレワークにおける身体的疲労」に関する調査）

高性能チェアを購入すれば、長時間のパソコン作業やweb会議なども苦になりません。

リモートワーク普及に伴い、人間工学を取り入れたエルゴノミクスチェア、気品ある使い心地を楽しめるプレジデントチェアなど、種類も価格も幅広く販売されています。首、肩、腰を守るためにも高性能チェアの購入をご検討ください。

2.ワイヤレスイヤホン

次はワイヤレスイヤホンです。

リモートワークは多くの人が音に悩んでいるという調査結果もありますが、ワイヤレスイヤホンさえあれば一人作業もweb会議も快適です。

ノイズキャンセリングや長時間の装着でも耳が疲れない商品も増え、集中したい、会議を快適にしたいなどの要望を叶えてくれます。

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